プライバシーポリシー

本書は公開前のドラフトです。制定日は公開時に記載します。

事業者

・名称: Otaac株式会社・代表者の氏名: 浜野秋仁・住所: 東京都渋谷区道玄坂1丁目10番8号渋谷道玄坂東急ビル2F-C ・個人情報保護管理者: 代表者

取得する情報

当社は、次の情報を取得します。・契約の担当者およびアカウントの情報（氏名・メールアドレス）・相談・事案の記録（相談者・行為者に関する情報、証拠ファイル、録音を含みます）。相談者には、従業員のほか、求職者・インターン生・実習生と、構内で働く他社の従業員や個人事業主が含まれます。・お問い合わせの内容（LP のお問い合わせフォームでお預かりする、お立場・会社名・事務所名・お名前・メールアドレス・従業員数を含みます）・アクセスログ（IP アドレス・ブラウザの種類・アクセス日時など）相談・事案の記録には、心身の状況など配慮を要する情報を含む場合があります。

利用目的

取得した情報は、次の目的で利用します。・本サービスの提供および運営・利用者の本人確認とアカウントの管理・利用料金の請求・不正な利用の防止・お問い合わせへの対応

相談データの位置づけ

相談・事案の記録に含まれる個人データは、契約者（お客様の組織）から当社が受託して取り扱うものです。当社は、契約者の指示の範囲でこれを取り扱います。

AI 処理のための外部送信

録音の文字起こしと要約、および操作の案内の生成のため、当社は次のとおり外部へ送信します。・送信するもの: 対象の録音データ（文字起こしのため）、文字起こししたテキスト（要約のため）、および画面に表示する操作の案内を作るための情報（利用者の役割と、設定や対応の状況を件数などにまとめたもの）。操作の案内の生成には、相談の内容・氏名・連絡先・方針の本文を送信しません。・目的: 相談対応と事実確認を補助するための文字起こしと、その要点の要約、本サービスの操作の案内の生成に限ります。・処理する事業者: Google（サービス名 Google Cloud）。契約の相手方はグーグル・クラウド・ジャパン合同会社（日本の法人）です。・利用するサービス: Google Cloud Speech-to-Text（文字起こし）および Vertex AI（要約・操作の案内の生成）。・データの保管・処理を行う場所: 東京リージョン（asia-northeast1）を指定しています。・送信したデータは、モデルの学習に利用されない設定で運用します。・中継のために当社が一時保管したデータは、処理が終わりしだい削除します。要約は記録された事実の要約に限られます。ハラスメント等への該当性の判定や示唆には使いません。委託先としての位置づけ・国・保管地・体制は、次の「委託」の節に一覧で記載します。

委託

当社は、本サービスの提供のために、個人データの取扱いを含む業務を次の事業者へ委託しています。いずれについても、契約により取扱いを定め、必要かつ適切な監督をします。 Google（サービス名 Google Cloud）・委託する業務: クラウド基盤の提供、録音の文字起こし、要約、操作の案内の生成。・対象のデータ: 本サービスに保存されたデータの全般（相談・事案の記録、証拠ファイル、録音、文字起こし、アカウント情報を含みます）。・移転先の事業者: グーグル・クラウド・ジャパン合同会社（日本の法人）。基盤の運用に Google の関連会社が関与することもあります。・国: 日本。・保管地: 東京リージョン（asia-northeast1）を指定しています。・体制: データ処理に関する契約条項により、当社の指示の範囲での取扱い、秘密保持、利用終了後の削除を定めています。ISO/IEC 27001 と SOC 2 の認証を受けています。送信したデータは、モデルの学習に利用されない設定で運用します。 Resend（メール送信）・委託する業務: 通知メールの送信。・対象のデータ: 宛先のメールアドレス、件名、本文に含まれるリンク、配信の記録。相談・事案の通知については、件名は通知の種別のみで、本文に相談の内容や氏名は書きません。お問い合わせフォームからのご連絡については、当社担当者宛のメールの件名に会社名・事務所名が入ります。その本文には、お立場・会社名・事務所名・お名前・メールアドレス・従業員数・お問い合わせ内容が含まれます。送信者への自動返信は固定文のみで、送信いただいた内容は含みません。・移転先の事業者: Plus Five Five, Inc.（米国の法人）。・国: 米国。・保管地: 米国。・体制: 外国にある第三者への委託にあたるため、個人情報の保護に関する法令が定める基準に適合する体制を確保しています。データ処理契約により、当社の指示の範囲での取扱い、目的外の利用の禁止、秘密保持、委託先がさらに委託する場合の管理、利用終了後の削除を定めています。 Slack（お問い合わせの通知）・委託する業務: LP のお問い合わせフォームから送信された内容の、当社担当者への通知。・対象のデータ: お立場、会社名・事務所名、お名前、メールアドレス、従業員数、お問い合わせ内容。・移転先の事業者: 確定前です。契約主体を特定したうえで記載します。・国: 確定前です。・保管地: 確定前です。・体制: 確定前です。契約主体の法人格に応じて、外国にある第三者への委託にあたる場合は基準に適合する体制の確保を、そうでない場合は委託先の監督を記載します。いずれの場合も、データ処理契約により、当社の指示の範囲での取扱い、目的外の利用の禁止、秘密保持、委託先がさらに委託する場合の管理、利用終了後の削除を定めます。 Stripe（決済）・委託する業務: 利用料金の決済。・対象のデータ: 契約の担当者の氏名・メールアドレス・請求に関する情報。クレジットカードの番号は、契約者が Stripe へ直接入力し、当社は取得しません。・移転先の事業者: Stripe Japan, Inc.（日本の法人）。個人データの処理に Stripe の関連会社（アイルランドの法人・米国の法人を含みます）が関与します。・国: 日本。・保管地: 米国・アイルランドを含む国外。このほかの国を含む場合があり、全てを特定できないため、最新の状況は Stripe が公表するサブプロセッサの一覧をご確認ください。・体制: Stripe のデータ処理に関する契約条項により、取扱いを定めています。外国にある事業者が関与する取扱いについては、本人の求めに応じて、移転先の国の名称、当該国の個人情報の保護に関する制度、移転先が講ずる措置（相当措置）の実施状況、その他法令が定める事項に関する情報を提供します。後記のお問い合わせ先で受け付けます。

第三者提供

当社は、法令に基づく場合を除き、取得した情報を第三者へ提供しません。契約者が社会保険労務士事務所との接続を承認した場合、その事務所は承認した範囲で相談・事案の記録を閲覧できます。これは契約者の指示に基づく取り扱いで、当社の判断による第三者への提供ではありません。承認する範囲によっては、相談の原文の閲覧と証跡パッケージの出力まで及びます。接続の取消は即時に反映されます。事務所による閲覧は監査ログに記録し、契約者が履歴を確認できます。

安全管理措置

当社は、次の措置を講じます。・データの保管と処理に用いるリージョンとして東京リージョン（asia-northeast1）を指定すること・通信の暗号化（TLS 1.2 以上）・対応記録と監査ログを追記専用とし、更新と削除を禁ずること・役割に基づく権限管理と、組織ごとのデータの分離技術的な措置の詳細は、当社のセキュリティホワイトペーパーに定めます。組織的・人的・物理的な安全管理措置は、公開前に確定して記載します。

保存期間と削除

・証跡パッケージのダウンロードは、生成から7日間できます。その後、当社は自動的に削除します・行為者として登録した氏名・連絡先は、登録時に指定する保有期限（既定は登録から1年・上限も1年）に達すると自動的に削除されます・相談や対応の記録の本文に書かれた氏名は、この自動削除の対象ではありません。これらの記録は追記専用です・解約後180日間、データの閲覧と証跡パッケージの出力ができます。この期間が経過した後、当社が契約者のデータを削除します

開示・訂正・利用停止等の請求

保有個人データの開示・訂正・利用停止などの請求は、後記のお問い合わせ先で受け付けます。請求者が本人であることは、登録されたメールアドレスからの送信であること、または本人確認書類の写しにより確認します。手数料はいただきません。ただし相談・事案の記録に関する請求は、契約者を通じてお受けします。前記のとおり、当社は契約者から受託して取り扱う立場にあるためです。

Cookie 等

当社は、ログインの状態を保持するための Cookie を使用します。アクセス解析などの第三者のツールは使用していません。

改定

当社は、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更をするときは、本サービスの画面で周知します。

お問い合わせ・苦情の申出先

・お問い合わせ先: contact@mikata-madoguchi.jp ・苦情の申出先: お問い合わせ先と同じです。